Publireportage Système ECM : le moteur des processus d'entreprise pilotés par l'IA

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Un système Enterprise Content Management (ECM) procure aux entreprises de production des avantages concurrentiels décisifs. Des modes opératoires numérisés efficaces, des solutions intégrales, une automatisation intelligente et des bases décisionnelles s'appuyant sur des données et le respect des directives en matière de conformité sont des facteurs déterminants pour y parvenir.

Les entreprises de production sont actuellement confrontées à une pénurie de main-d'œuvre qualifiée et donc de ressources. En outre, elles doivent réagir en permanence aux changements du marché en ajustant leurs processus et structures. Les personnels qualifiés et les cadres de différents services (gestion d'entreprise, informatique, génie mécanique et production) travaillent main dans la main suivant une approche interdisciplinaire. Ils créent et manipulent donc un grand nombre de documents importants tels que des dessins techniques, des spécifications, des modes opératoires, des contrats, des commandes, des bordereaux de livraison et des factures.

Ces structures complexes entraînent toute une série de défis à relever tels que des processus inefficaces, un partage d'informations insuffisant, une gestion déficiente des versions des documents, une coopération difficile entre les services et les sites et le non-respect des directives en matière de conformité.

Nouvelles opportunités liées à la numérisation de la chaîne de création de valeur

Un système ECM intelligent offre aux entreprises un enregistrement centralisé, la transparence, l'accès simplifié, l'extraction des données, la classification, la gestion des versions et la sécurité. On assiste à une redistribution du travail entre l'humain et la machine, le papier et les données numériques, le bureau et les outils intelligents. Les processus administratifs répétitifs effectués au niveau de la halle de production, de la logistique, du service financier, des achats et des décideur-se-s sont numérisés de bout en bout et confiés à l'intelligence artificielle. Les entreprises de production peuvent en tirer de nombreux avantages concurrentiels :

• L'intelligence artificielle (IA) au service d'une prise de décision qualifiée et basée sur des données – Un système ECM fournit un pool de données étendu et structuré qui peut être exploité par les algorithmes de l'IA. Ce pool de données validées permet d'optimiser la prise de décision, de dériver des stratégies et de déclencher des processus automatisés et connexes. Parmi les champs d'application concrets, on citera par exemple les analyses de l'écobilan tout au long de la chaîne logistique, ainsi que le benchmarking et les analyses de risque et de conformité des fournisseurs.

• Des cycles raccourcis et des processus d'approbation des projets simplifiés – En général, les entreprises de production doivent toujours relever les mêmes défis: du rapprochement manuel chronophage des données de commande au non-respect des délais de paiement et d'escompte, en passant par les livraisons partielles, les erreurs de livraison et la saisie des numéros de lot et de série. Grâce à l'implémentation d'un flux de travail numérique de bout en bout, les données pertinentes des documents reçus sont collectées, classées et extraites automatiquement, puis maîtrisées jusqu'à l'approbation par le ou la responsable du projet. De quoi optimiser la planification et la coordination des ordres de production et d'exploiter au mieux la capacité des lignes de production. Les flux de travail pilotés par l'IA permettent d'attribuer les marchandises reçues aux commandes et fournisseurs correspondants, de rapprocher les quantités commandées et livrées et de comparer les données figurant sur les factures et les commandes. En outre, ils assurent le respect des échéances et des déductions d'escompte.

• Épuration des silos de données – Les informations relatives aux client-e-s, aux fournisseurs et aux projets sont généralement enregistrées sur plusieurs systèmes, générant une charge de travail supplémentaire et des pertes d'information. La solution ECM assure un flux d'information ciblé, toutes fonctions et tous systèmes confondus: le personnel autorisé de tous les services concernés peut accéder aux données pertinentes relatives aux fournisseurs, aux commandes et à la production, sans erreurs et dans leur version actualisée, tout au long de la chaîne de création de valeur, à tout moment et quel que soit le lieu. Les interfaces aux systèmes satellites courants tels que ERP, CRM ou HR, réduisent à néant les silos d'informations et leurs conséquences, regroupent les connaissances de l'entreprise au même endroit et apportent davantage d'agilité et une qualité élevée des données.

• La sécurité des données sensibles, le respect des directives en matière de conformité et le droit à l'oubli – Enregistrer, explorer et utiliser efficacement les informations est une chose. Mais les entreprises doivent également être en mesure de satisfaire les droits d'accès, de rectification et d'effacement de la nouvelle loi suisse sur la protection des données (nLPD). Un système ECM jette les bases du classement numérique conforme à la législation, de transparence lors de la traçabilité des documents soumis à une obligation d'archivage et du respect des dispositions en matière de protection des données. Une authentification forte, alliée à des droits d'accès granulaires basés sur les rôles, permet d'atteindre une protection des données maximale. En outre, le chiffrement des documents et le contrôle des modifications assurent la protection des documents sensibles. L'enregistrement des données peut s'effectuer dans l'infrastructure sur site, sur le cloud ou en mode hybride – en fonction des exigences de sécurité de l'entreprise.

La solution ECM sur le terrain : l'exemple d'Ypsotec AG

En intégrant la gestion des informations Therefore en relation avec IRISXtract, Ypsotec AG peut garantir une haute qualité des données sans augmenter les ressources. « L'intégration de la gestion des informations Therefore combinée à IRISXtract a permis à Ypsotec d'obtenir une qualité élevée des données sans ressources supplémentaires. », confirme Daniele Marco Galatioto, CEO Ypsotec

Chez Ypsotec, 80 % des factures bénéficient aujourd'hui d'un traitement numérique standardisé grâce à l'implémentation de la solution de gestion documentaire Therefore combinée à IRISXtract et une pré-saisie pratiquement automatisée à 100 %. Dans 95 % des cas, l'escompte peut être déduit et le statut de chaque facture sera connu par simple pression sur une touche. Une interface a été intégrée, elle est reliée directement avec le système ERP Abacus.

Le processus d'évaluation a été motivé par les facteurs déterminants suivants : un volume annuel de 6000 factures lié à des processus fastidieux d'approbation, et des lacunes au niveau du contrôle du statut de traitement, ayant pour conséquence un manque de transparence dans le planning des liquidités. MSM

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