Les bases du lean management Bases de lean management : la méthode 5S

de Auteure : Marina Hofstetter und Marina Hofstetter

Il existe différents outils pour appliquer les idées du lean management en entreprise. L'un d'entre eux et peut-être celui qui demande le moins d'efforts à implémenter, est la méthode dite des 5S.

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De nombreux outils permettent l'implémentation du lean management en entreprise.
De nombreux outils permettent l'implémentation du lean management en entreprise.
(Source : Adobe Stock / Dmitriy)

Transformer son entreprise en entreprise « lean » demande une série d'analyses et d'efforts plus ou moins importants et chronophages. De nombreux outils existent pour ainsi guider au mieux l'énergie investie et en retirer le maximum de bénéfices. La méthode des 5S est l'un de ces outils et est peut-être le plus simple et le plus intuitif à mettre en place.

Le but de la méthode 5S

Le but principal de la méthode 5S est l'optimisation de l'environnement de travail. Cet objectif est basé sur une constatation qui parait évidente en théorie, celle qu'un espace propre et bien organisé est un espace propice à un travail efficace et de qualité. La méthode 5S est donc en quelque sorte un guide à suivre pour mettre cette constatation en application.

Cette méthode, initialement inventée pour optimiser le travail dans les ateliers de production, s'applique cependant à tous les niveaux d'une entreprise, tels que dans les bureaux, et ces principes peuvent même être utilisés au quotidien dans la vie personnelle (que ceux qui n'ont jamais entendu parler de Marie Kondo lèvent le doigt).

D'où vient la méthode 5S ?

La formulation actuelle de la méthode 5S vient du Japon, mais son origine exacte n'est pas clairement établie. Une piste probable est que la méthode serait basée sur le TPM (Total Productive Maintenance ou maintenance productive), théorie développée par Seiichi Nakajima au début des années 70 dans une filiale de Toyota au Japon.

Des années 70 aux années 90, de nombreuses pratiques appliquées dans les entreprises japonaises ont été détaillées dans la littérature spécialisée, et on retrouve dans certains ouvrages des mentions de méthodes des 3, 4, 5 ou 6S.

Ces pratiques se sont peu à peu transformées en théorie et la méthode des 5S a été réellement popularisée au début des années 90 aux États-Unis par le livre de Hiroyuki Hirano « 5 Pillars of the Visual Workplace » et en France par le livre de Takashi Osada « Les 5S ».

Issue initialement d'une série de bonnes pratiques pour avoir des usines propres et ordonnées, la méthode 5S est ainsi devenue une véritable méthode du lean management pour la performance industrielle.

Pourquoi 5S ?

La méthode 5S est une suite de règles de bon sens mais qui souvent sont négligées. Elle est composée de 5 étapes, donc chacune porte un nom japonais commençant par la lettre S :

  • Étape 1 : Seiri (organisation)

Cette première étape consiste à se débarrasser de tout ce qui est inutile, en d'autres mots, trier, jeter, archiver.

  • Étape 2 : Seiton (ordre)

Le but de cette étape est de ranger son espace de travail de manière à retrouver immédiatement ce dont on a besoin quand on en a besoin. Par exemple : ranger ses outils en fonction de leur fréquence d'utilisation, optimiser le positionnement d'objets lourds, organiser l'espace pour réduire les déplacements inutiles, etc.

  • Étape 3 : Seiso (nettoyage)

Il s'agit là, comme son nom l'indique, d'avoir un environnement de travail propre. Cependant, appliqué à un atelier, le nettoyage de l'environnement, des machines et outils de production permet également de détecter des usures prématurées ou des anomalies avant que celles-ci ne posent problème.

  • Étape 4 : Seiketsu (maintien de l'ordre)

Cette étape correspond à la mise en place de standards, de règles à suivre pour maintenir l'ordre établi grâce aux premières trois étapes. Outre l'aspect visuel d'un environnement de travail propre et rangé, classer les documents d'une certaine manière, ou laisser telle information toujours au même endroit, sont par exemple des moyens de s'assurer que les changements apportés seront durables.

  • Étape 5 : Shitsuke (discipline)

La 5e et dernière étape de la méthode 5S demande l'adhésion et l'engagement du personnel à appliquer les principes des points précédents. Chaque employé est garant de leur application sur la durée, afin que la philosophie 5S deviennent purement et simplement une habitude de travail.

Mise en place des 5S

La méthode 5S est le plus souvent mise en place par la direction de l'entreprise ou le responsable qualité dans les petites et moyennes entreprises, ou, pour les grandes entreprises, par le service qualité ou un groupe de travail regroupant les responsables de services. Ce sont eux qui ont la charge de guider les employés au travers des différentes étapes et de s'assurer que les principes perdurent. Cela peut être fait grâce à la création de plannings d'exécution des différentes étapes, par une campagne d'affichage dans l'entreprise, et par l'éventuelle mise en place d'un système de récompenses.

Le changement des habitudes de travail peut parfois être difficile à faire accepter, il est donc crucial pour la réussite de la mise en place de la méthode des 5S de faire comprendre à tous l'importance d'une implication collective, peu importe le niveau hiérarchique, ainsi que les avantages qui découleront de ces changements.

Les bénéfices de l'application de la méthode 5S

Outre un environnement de travail plus agréable, la méthode des 5S est un premier pas vers l'amélioration de la productivité de l'entreprise suite à l'optimisation du temps de travail (moins de temps perdu, moins de conflits, moins de pannes, moins d'accidents).

Par ailleurs, la responsabilisation des employés dans la réussite de l'entreprise au-delà de leur travail permet l'amélioration du sentiment d'appartenance à l'entreprise et l'émergence d'initiatives et de solutions créatives de la part de tous et pour le bien-être de tous.

La méthode 5S est donc plus qu'une simple technique d'ordre et est bénéfique à plusieurs niveaux et cela quelque soit le type d'entreprise. Pour en voir les bénéfices, il faut cependant l'appliquer jusqu'au bout et sur le long terme. Il est également important de noter que les 5S sont des principes de base qui devraient être intégrés à toute stratégie « lean », mais ils ne définissent pas à eux seuls une entreprise « lean ». MSM

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