RédaTech les spécialistes de la documentation technique RédaTech : les bons mots au service de l'image des entreprises

Auteur / Rédacteur: Propos recueillis par Margaux Pontieu / Margaux Pontieu

Communiquer de façon adaptée pour un public cible d'ingénieurs, d'opérateurs de machines ou bien plus large n'est pas chose aisée. Les entreprises ont besoin d'être accompagnées afin d'assurer la cohérence de leurs propos.

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Confier la rédaction technique à des professionnels pour mieux se concentrer sur les tâches « métier ».
Confier la rédaction technique à des professionnels pour mieux se concentrer sur les tâches « métier ».
(Source : RedaTech)

Depuis plus de 30 ans l'entreprise RédaTech basée à la Chaux-de-Fonds accompagne les entreprises dans leur communication technique. Spécialisée dans la documentation technique, l'entreprise propose des supports documentaires post-vente pour ses clients. La vision de RédaTech : offrir les meilleures technologies aux clients, anticiper leurs besoins et accompagner l'évolution de leurs systèmes de communication. Monsieur Yvon Cosandier, directeur général de l'entreprise a répondu à nos questions.

MSM  : Pouvez-vous nous expliquer comment êtes-vous organisés en interne  : quels métiers de la rédaction à l'illustration retrouve-t-on chez RédaTech ?

Y. Cosandier : Notre agence est composée de 3 départements. Notre activité principale, la rédaction est assurée par notre équipe d'ingénieurs. Ce choix d'avoir des personnes hautement qualifiées en rédaction nous permet de comprendre très rapidement les principes techniques des produits de nos clients et de limiter le temps d'échange d'informations. Cette équipe est secondée par notre département « Design » qui, grâce à des outils performants de DAO, de conception graphique et d'animation 3D, réalise de manière autonome toutes les illustrations et animations nécessaires aux documents en travail. Cette autonomie nous permet de soulager les départements de R&D et BT de nos clients. Enfin, le département de traduction nous permet de gérer toutes les langues dont notre clientèle, essentiellement exportatrice, a besoin. Ces services offrent à nos clients une prestation complète depuis la page blanche jusqu'à la livraison de sa documentation technique dans toutes les langues nécessaires à ses marchés sans devoir faire appel à différents prestataires.

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Dans quelles langues proposez-vous des traductions ? Depuis quand êtes-vous certifiés Iso 17100 ?

Y. Cosandier : Nous travaillons dans beaucoup de domaines allant de l'horlogerie à la machine-outil en passant par le médical, le traitement de l'eau et l'aéronautique. Chacun de ces domaines possède sa propre terminologie et ses propres codes techniques. Ajoutez à cela le fait que nous travaillons dans près de 30 langues différentes, je vous laisse calculer le nombre de traducteurs que nous mettons à contribution. C'est pourquoi nous avons mis en place, depuis de nombreuses années, un réseau performant de traducteurs spécialisés dans leur domaine (et travaillant vers leur langue maternelle, cela va sans dire). Nos partenaires sont certifiés ISO 17100 ou en cours de certification pour répondre aux exigences de nos clients en particulier dans les domaines médicaux et dentaires.

Vous faites également de la Gestion et de l'Audit : avez-vous un exemple d'accompagnement à nous partager ?

Y. Cosandier : Effectivement, nous accompagnons nos clients dans des tâches plus larges pour qu'ils bénéficient de notre longue expérience dans notre domaine. Dans un premier temps, nous pouvons intervenir pour auditer leurs processus et leurs besoins dans tous les aspects de réalisation et de diffusion des outils de communication technique. Dans un second temps, nous nous occupons de la gestion de leurs documents techniques pour la création, la traduction et le suivi des mises à jour. Il y a quelques années, la société Pentair International s'est approchée de nous car elle souhaitait harmoniser les manuels d'installation de leurs vannes. En effet, le contenu de ces derniers était différent, non seulement au niveau du texte, mais également au niveau de leur structure et de leur forme car ils étaient de marques commerciales différentes. À l'époque, les documents étaient réalisés en interne mais les ressources à disposition étaient aussi dédiées à d'autres tâches. L'audit de RédaTech a pu mettre en exergue les points à améliorer et proposer des solutions adéquates pour standardiser et améliorer l'ensemble de la documentation ainsi que pour optimiser sa gestion. Actuellement, nous gérons les documents de tous les produits Pentair à toutes les étapes de leur cycle de vie ; rédaction, traduction, mises à jour et diffusion. Nous accompagnons aussi notre client pour la migration des informations vers une solution de base de données documentaire afin d'anticiper l'utilisation des nouvelles technologies en matière de communication technique.

Ces dernières années, nous avons suivi le même schéma avec des acteurs importants de l'industrie des machines en Suisse.

Quelles sont les nouvelles tendances de la communication technique ? Comment s'y adapter ?

Y. Cosandier : Les produits développés par nos clients, et que nous documentons, sont sujets à des évolutions de plus en plus rapides, nous devons donc faire preuve d'une grande réactivité pour suivre ces mises à jour régulières tout en gérant les langues utilisées. Dans un autre registre, les informations techniques que nos clients communiquent à leurs propres clients deviennent de plus en plus diversifiées et doivent être disponibles dans plusieurs contextes pour différents types de personnes (formation, utilisation, maintenance, etc.). Les solutions logicielles que nous maîtrisons permettent de gérer ces communautés d'information et ces diversités de contextes d'utilisation et de présentation (dans les interfaces utilisateur (IHM) ou sous la forme de fichiers PDF et de sites html).

Quels moyens didactiques sont utilisés chez vous ?

Y. Cosandier : Comme le disait Napoléon « un bon croquis vaut mieux qu'un long discours ». C'est en appliquant cette maxime que nous utilisons le plus possible de dessins dans nos documents d'une part pour aider à la compréhension des processus et descriptions techniques et d'autre part pour limiter les textes. Cette « économie » de mots apporte deux avantages : d'abord de limiter les quantités de textes et ainsi réduire les coûts de traduction mais aussi parce que nos lecteurs sont surtout des personnes de formation technique et que des textes trop longs sont vite abandonnés. Comme je le dis souvent « si on a fait une formation technique c'est qu'on ne voulait pas faire de la littérature ». La tendance importante dans laquelle nous nous inscrivons est aussi d'ajouter de plus en plus d'animations 3D et de tutoriaux vidéo pour faciliter la compréhension des principes techniques. Nous travaillons à faire de la documentation technique un outil aussi pratique que Google ou Wikipédia.

Pouvez-vous nous parler de votre nouveau concept de documentation interactive en ligne ?

Y. Cosandier : Ce nouveau concept a pour but principal de faciliter l'accès à une information ciblée dans le bon contexte et pour la bonne personne. Il permet aussi au lecteur d'isoler l'information et d'aller à l'essentiel. La problématique principale de la documentation telle qu'elle était réalisée jusqu'ici est liée à l'accès à la bonne information. Rechercher dans des classeurs (si si, ça existe encore) ou même dans plusieurs documents PDF est une tâche fastidieuse qui rebute rapidement les utilisateurs. Notre challenge est de regrouper l'ensemble des informations liées à un produit dans un site complet dans lequel l'utilisateur n'aura qu'à saisir quelques mots-clés pour accéder à l'information voulue. L'étape suivante est de sélectionner l'information grâce à des QR codes placés directement sur l'équipement et permettant d'appeler automatiquement les informations liées. Par la suite, on pourra imaginer associer nos données à la réalité augmentée pour superposer des 3D animées et des informations techniques aux équipements. Ces technologies existent déjà mais ne sont pas encore applicables financièrement aux contraintes de notre industrie.

Quels types d'entreprises font appel à vos services ? Avez-vous comme clients des entreprises principalement suisses ou également étrangères ?

Y. Cosandier : Notre clientèle est très hétéroclite, cela va de la petite entreprise locale de quelques personnes à des grands groupes internationaux. Nous pouvons adapter nos projets à toutes les configurations d'entreprises et offrir des prestations appropriées à chaque contexte.

Pourquoi les entreprises font-elles appel à vos services ?

Y. Cosandier : D'une part, nous leur permettons de se consacrer entièrement à leur métier de base et d'autre part, et de plus en plus, la conception de tous les supports constituant la communication technique requière des compétences professionnelles nombreuses qui peuvent difficilement être intégrées en interne.

Votre activité a-t-elle été modifiée depuis le début de la pandémie ? Les demandes ont-elles évoluées ?

Y. Cosandier : Notre activité n'a pas vraiment été modifiée pendant cette période. Nous avons effectivement été touché par cette crise sanitaire comme toutes les entreprises industrielles mais, à part les difficultés à visiter nos clients pour les prises d'informations, nous avons pu continuer à travailler quasi normalement. Nous avons évidemment utilisé massivement le télétravail et nous sommes organisé pour pallier à ces nouvelles contraintes. Je profite d'ailleurs de ces lignes pour remercier nos collaborateurs qui ont fait preuve de beaucoup de souplesse, de résilience et de compréhension pour passer sans encombre cette période difficile.

Vous êtes leader en Suisse des agences de communication technique, qu'est-ce qui vous différencie des autres acteurs de votre métier ?

Y. Cosandier : Plusieurs paramètres nous différencient des autres acteurs. D'abord notre proximité avec les entreprises romandes mais aussi nos compétences techniques très pointues et enfin notre grande expérience du tissu industriel et de ses contraintes, acquise au cours des trente dernières années. Lors de la réalisation de nos mandats, nos rédacteurs sont très présents dans les locaux de nos clients afin d'effectuer un vrai travail d'investigation et de compréhension des équipements pour délivrer des documents d'une grande qualité technique. Il nous arrive parfois de participer indirectement au développement des produits en apportant notre expertise en matière d'ergonomie, de didactique et de normes.

Pour terminer, pouvez-vous nous faire part des projets de RédaTech pour les mois / années à venir ?

Y. Cosandier : Notre stratégie pour le futur est de faire évoluer la communication technique vers des outils permettant un accès immédiat à l'information dont ont besoin les utilisateurs finaux des produits de nos clients. Pour cela nous investissons sans cesse dans le développement de solutions de documentation innovantes. À ce sujet, nous avons conclu un partenariat avec la société allemande Quanos qui distribue notre logiciel principal, Schema ST4. Nous sommes aussi en cours de certification ISO 9001, ce projet aboutira au tout début de l'année prochaine. Nous pourrons alors renforcer nos partenariats avec de grandes sociétés internationales. Nous investissons aussi beaucoup dans la formation de notre personnel et de nos cadres pour assurer la pérennité de l'agence sur le long terme et continuer son activité pour une nouvelle trentaine d'année.

MSM

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